Privacy Policy

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) in materia di protezione dei dati personali. Con la presente informativa, Altrama Italia S.r.l. (“Altrama” o il “Titolare”), in qualità di sviluppatrice e fornitrice della piattaforma gestionale Pindaco, desidera illustrare a tutti gli utenti (“interessati”) quali informazioni raccoglie e tratta attraverso il sito web pindaco.it e la piattaforma Pindaco.

Altrama Italia S.r.l. agisce:

come titolare del trattamento per i dati personali dei referenti delle associazioni/società clienti e degli utenti che contattano Altrama tramite il Sito Web o i canali di supporto, per finalità commerciali, amministrative e di assistenza;
come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR per i dati personali inseriti dai Clienti nella piattaforma Pindaco (soci, tesserati, atleti, dirigenti, tecnici, collaboratori, genitori/tutori, frequentatori), trattati esclusivamente per l’erogazione dei Servizi, secondo quanto previsto dal Data Processing Agreement (DPA) allegato ai Termini e Condizioni di Servizio.

1. Una premessa: due ruoli distinti

Pindaco è un software gestionale in modalità SaaS destinato ad associazioni e società sportive (di seguito, il “Cliente” o l’“Organizzazione”). Nell’uso della piattaforma, Altrama può trattare dati personali con due ruoli diversi:

Come titolare del trattamento, quando tratta i dati dei referenti del Cliente (es. presidente, segretario, amministratore dell’account) per finalità proprie: gestione del rapporto commerciale, fatturazione, assistenza, comunicazioni di marketing.
Come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), quando il Cliente inserisce in piattaforma i dati personali dei propri soci, tesserati, atleti, dirigenti, tecnici e collaboratori (di seguito, gli “Utenti finali”). In questo caso il Cliente resta titolare di tali dati: determina finalità, basi giuridiche e tempi di conservazione, mentre Altrama li tratta solo su istruzione del Cliente, secondo quanto previsto dal Data Processing Agreement.

Pertanto, gli Utenti finali (soci, tesserati, atleti o i loro tutori) che desiderano informazioni sul trattamento dei propri dati devono fare riferimento all’informativa privacy fornita dalla propria associazione o società sportiva di appartenenza, che è responsabile di adottarne una conforme (Pindaco mette a disposizione un modello editabile all’interno della piattaforma). Questa informativa riguarda invece i trattamenti per i quali Altrama è titolare del trattamento.

2. Titolare del trattamento e DPO

Il Titolare del trattamento è Altrama Italia S.r.l., con sede legale in Via Edmondo De Amicis 64, 87036 Rende (CS), C.F. e P.IVA 03321690780, REA n. CS-227171, contattabile all’indirizzo e-mail info@pindaco.it (di seguito “Titolare”).

Altrama Italia ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (di seguito “DPO”) contattabile all’indirizzo dpo@altrama.com per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti degli interessati.

3. Finalità, basi giuridiche e dati trattati

Finalità	Base giuridica	Dati trattati
1. Primo contatto e richieste informazioni — gestione dei contatti di potenziali clienti (referenti di associazioni/società sportive) tramite form sul sito o contatto diretto.	Misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR).	Dati anagrafici e di contatto del referente; nome dell’organizzazione.
2. Registrazione e prova gratuita — creazione dell’Account Amministratore e attivazione del periodo di prova (20 giorni).	Misure precontrattuali / esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).	Dati anagrafici e di contatto del referente; nome, tipologia e dimensioni dell’organizzazione; sport praticato.
3. Gestione dell’account, del contratto e fatturazione	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) e obblighi di legge in materia fiscale/contabile (art. 6.1.c).	Dati anagrafici e di contatto del referente/Amministratore; dati di fatturazione dell’organizzazione.
4. Assistenza clienti e comunicazioni di servizio (onboarding, supporto, avvisi tecnici)	Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) / legittimo interesse ad assicurare il corretto funzionamento del servizio (art. 6.1.f).	Dati di contatto; log delle richieste di assistenza; contenuto delle comunicazioni.
5. Comunicazioni commerciali e newsletter (novità di prodotto, offerte)	Consenso dell’interessato (art. 6.1.a), oppure, per clienti già attivi e su prodotti/servizi analoghi, legittimo interesse (soft spam, art. 130 co. 4 Codice Privacy).	Dati di contatto del referente.
6. Sicurezza, prevenzione frodi e gestione dei log (log di accesso, log applicativi)	Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza della piattaforma e alla difesa in giudizio (art. 6.1.f).	Credenziali di accesso (mai la password in chiaro); indirizzo IP; log di sistema e di autenticazione.
7. Navigazione sul sito web (dati di navigazione, cookie e strumenti di misurazione)	V. Cookie Policy dedicata.	V. Cookie Policy.
8. Adempimento di obblighi di legge (es. richieste dell’Autorità Giudiziaria, adempimenti fiscali)	Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).	Dati pertinenti alla specifica richiesta.

Per i dati dei referenti delle associazioni/società clienti (es. presidente, segretario, amministratore, altri contatti indicati dal Cliente), Altrama agisce come titolare del trattamento e tratta i dati per le seguenti finalità:

gestione del rapporto contrattuale e precontrattuale con il Cliente (base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali);
adempimento di obblighi legali (es. obblighi fiscali e contabili – base giuridica: adempimento di obblighi di legge);
gestione delle richieste di supporto e assistenza (base giuridica: esecuzione del contratto);
invio di comunicazioni di servizio e, ove consentito, di comunicazioni commerciali relative a Pindaco e ad altri servizi analoghi di Altrama (base giuridica: legittimo interesse di Altrama a mantenere il rapporto con il Cliente, fermo restando il diritto di opposizione).

4. Utilizzo di funzionalità di assistenza basate su intelligenza artificiale

Alcune funzionalità di Pindaco possono integrare strumenti di assistenza basati su tecniche di intelligenza artificiale (es. suggerimenti operativi, supporto nella compilazione di campi o nella ricerca di informazioni all’interno dei dati inseriti dal Cliente). I dati trattati da tali funzionalità sono limitati a quelli necessari per fornire il servizio richiesto e sono trattati nel rispetto delle istruzioni del Cliente e delle misure di sicurezza descritte nel DPA.

Altrama invita i Clienti a non utilizzare le funzionalità AI per inserire o far elaborare all’assistente AI informazioni non necessarie o eccessivamente dettagliate, in particolare dati relativi alla salute o altri dati particolari, se non strettamente indispensabili per le finalità perseguite.

5. Dati relativi alla salute (certificati medico-sportivi)

Tramite Pindaco i Clienti possono gestire informazioni relative all’idoneità medico-sportiva degli atleti (es. esistenza e scadenza del certificato medico-sportivo), che rientrano tra le categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR. In relazione a tali dati:

Altrama raccomanda ai Clienti di limitare i dati inseriti in Piattaforma alle sole informazioni strettamente necessarie (esistenza/validità del certificato, data di scadenza), evitando l’inserimento di dettagli clinici non necessari;
il Cliente è responsabile della scelta della base giuridica adeguata e della liceità del trattamento nei confronti degli interessati;
Altrama tratta tali dati esclusivamente per conto del Cliente e secondo le misure di sicurezza descritte nel DPA (es. autenticazione per profili, cifratura dei dati in transito, segregazione logica dei dati dei diversi Clienti).

6. Tempi di conservazione

Trattamento	Conservazione
Primo contatto e richieste informazioni	12 mesi dall’ultimo contatto, salvo conversione in Cliente.
Registrazione e prova gratuita	Per la durata del rapporto contrattuale, se il Cliente attiva un piano; altrimenti 12 mesi dalla fine della prova.
Account, contratto e fatturazione	Per la durata del rapporto contrattuale e nei 10 anni successivi (termini di conservazione previsti dalla normativa civilistica e fiscale).
Assistenza clienti	24 mesi dalla chiusura della richiesta.
Comunicazioni commerciali e newsletter	Fino alla revoca del consenso o all’opposizione, e comunque non oltre 24 mesi dall’ultima interazione.
Log di sicurezza e di sistema	12 mesi, salvi termini diversi richiesti da specifiche normative di settore.

I dati inseriti dai Clienti nella piattaforma Pindaco sono conservati per tutta la durata del Contratto e, successivamente, per il periodo necessario a consentire al Cliente l’esportazione dei propri dati, secondo quanto previsto dai Termini e Condizioni di Servizio e dal DPA. Decorso tale periodo, i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo quanto richiesto da obblighi di legge. Altrama potrà conservare, in forma aggregata o anonimizzata, dati di log e statistiche di utilizzo non riconducibili a persone fisiche identificate o identificabili, per finalità di sicurezza, miglioramento del servizio e analisi interne.

7. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Per i trattamenti n. 2, 3, 4 e 6 (v. tabella precedente), il conferimento dei dati è necessario all’esecuzione del contratto o all’adempimento di obblighi di legge: un eventuale rifiuto comporta l’impossibilità di attivare la prova gratuita, di registrarsi a Pindaco o di ricevere assistenza. Il trattamento n. 5 (comunicazioni commerciali basate sul consenso) è invece facoltativo: il mancato conferimento del consenso, o la sua revoca, non pregiudica in alcun modo l’utilizzo di Pindaco né l’accesso agli altri Servizi.

8. Destinatari e sub-responsabili

I dati personali possono essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra indicate, a:

Persone autorizzate al trattamento: dipendenti e collaboratori di Altrama, autorizzati in base alle rispettive mansioni.
Responsabili del trattamento (fornitori terzi che trattano dati per conto di Altrama, nominati ex art. 28 GDPR): in particolare, OVH (hosting e infrastruttura cloud), Google (servizio e-mail e strumenti di produttività), Stripe (elaborazione dei pagamenti) e Google Analytics (statistiche di utilizzo del sito).
Destinatari che agiscono come autonomi titolari: consulenti fiscali/legali di Altrama; istituti bancari e di credito; Agenzia delle Entrate e altre autorità competenti; Autorità Giudiziaria, laddove richiesto dalla legge o per l’accertamento/difesa di un diritto del Titolare.

9. Trasferimento dei dati extra-UE

OVH tratta i dati su infrastruttura europea.

Alcuni fornitori di servizi utilizzati da Altrama per l’erogazione di Pindaco (ad es. Google per i servizi e-mail e di produttività, Stripe per l’elaborazione dei pagamenti online) hanno sede negli Stati Uniti. I relativi trattamenti comportano quindi un trasferimento di dati personali verso un Paese terzo. Tali trasferimenti avvengono nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base:

dell’adesione dei fornitori al Data Privacy Framework UE-USA, ove applicabile e vigente; e/o
delle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione Europea, corredate, ove necessario, da misure supplementari di sicurezza (es. cifratura, pseudonimizzazione, limitazione dei dati trasferiti).

Informazioni aggiornate sulle basi giuridiche dei trasferimenti possono essere richieste ad Altrama all’indirizzo info@pindaco.it.

10. I diritti dell’interessato

Ove Altrama agisca come titolare del trattamento (v. sezione “Una premessa”), l’interessato ha sempre diritto di ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento che lo riguarda e, in caso affermativo, di accedere ai propri dati personali (art. 15 GDPR). Ha inoltre diritto di ottenere la rettifica (art. 16), la cancellazione (art. 17), la limitazione del trattamento (art. 18) e la portabilità dei dati (art. 20), nonché di opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21) e di revocare in ogni momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.

L’interessato può infine proporre reclamo all’Autorità di controllo competente (per l’Italia, il Garante per la Protezione dei Dati Personali, www.garanteprivacy.it) o rivolgersi all’autorità giudiziaria.

Quando i dati personali sono trattati da Altrama in qualità di responsabile del trattamento per conto di un Cliente (es. dati di soci, tesserati, atleti, minorenni, genitori/tutori, dirigenti, tecnici, collaboratori inseriti nella piattaforma Pindaco), le richieste di esercizio dei diritti ai sensi degli artt. 15-22 GDPR devono essere rivolte in via principale al Cliente, in quanto titolare del trattamento. Altrama assisterà il Cliente, nei limiti di quanto previsto dal DPA, nel dare seguito alle richieste ricevute.

Quando invece i dati sono trattati da Altrama in qualità di titolare (es. dati dei referenti del Cliente, dati raccolti tramite form di contatto sul Sito Web), le richieste possono essere inviate direttamente ad Altrama ai recapiti indicati nella presente informativa.

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può scrivere a info@pindaco.it.

11. Minori

Pindaco è uno strumento professionale rivolto ad associazioni e società sportive, non a minori. È tuttavia fisiologico che, tra i dati inseriti dal Cliente in piattaforma, figurino anche dati di tesserati/atleti minorenni: la Piattaforma prevede infatti un ruolo dedicato (“Genitore”, associato come genitore o tutore di uno o più atleti) che collega l’anagrafica del minore a quella di chi esercita la responsabilità genitoriale.

In questi casi il Cliente (in qualità di titolare del trattamento) resta responsabile di acquisire, secondo le norme vigenti, il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale prima di inserire i dati del minore in Pindaco — anche tramite il campo “Normativa privacy letta e accettata” presente su ogni scheda anagrafica. Altrama tratta tali dati esclusivamente come responsabile del trattamento, su istruzione del Cliente (v. DPA).

12. Dati di minori

La piattaforma Pindaco può essere utilizzata dai Clienti per gestire dati personali di atleti minorenni (es. anagrafiche, appartenenza a squadre/gruppi, tesseramenti, quote, certificati medico-sportivi). In relazione a tali dati:

il Cliente resta titolare del trattamento e Altrama agisce come responsabile del trattamento, limitandosi a trattare i dati per conto del Cliente e secondo le sue istruzioni;
spetta al Cliente fornire agli esercenti la responsabilità genitoriale un’informativa adeguata sul trattamento dei dati dei minori e acquisire e documentare il consenso o altra idonea base giuridica prima di inserire i dati dei minori in Pindaco, anche tramite il ruolo “Genitore” e il campo “Normativa privacy letta e accettata” presenti nella Piattaforma;
Altrama adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati dei minori, in coerenza con il DPA.